Plantas útiles versión 6.4

Uso básico de FileMaker

Los usuarios de FileMaker (FM desde ahora) no tendrán ninguna dificultad en el manejo de la aplicación ya que conocen el programa, pero para los que no conocen este gestor de datos, se dan algunos conceptos básicos que serán de utilidad.

FM tiene cuatro "modos" de trabajo, en la aplicación presente uno de ellos está desactivado (el que permite realizar los diseños) y otro, aunque activo, no está previsto su uso (el que hace vista previa de la impresión de documentos), por lo que nos centraremos en los dos que interesan: el modo visualización o trabajo propiamente dicho (Browse) y el modo búsquedas (Find). En todo momento podemos saber en que modo estamos si miramos en la parte inferior izquierda de las ventanas.

El número de la izquierda del todo indica el porcentaje de tamaño en el que se está viendo la ventana. Los dos dibujitos con forma como de montaña permiten variar el porcentaje de visualización entre el 25 y el 400%. El cuadradito con divisiones que hay a continuación activa o desactiva una zona de pantalla que se describe a continuación con más detalle. Por último vemos la etiqueta indicativa del modo en que nos encontramos, pulsando sobre esta zona podemos entrar en modo búsqueda o modo trabajo. Se recomienda usar el procedimiento habilitado mediante el botón lupa, aúnque es una opción a la que podemos recurrir si queremos.

La zona que aparece al pulsar el botoncillo de la zona inferior presenta, de arriba a abajo, una etiqueta con el nombre de la pantalla en la que estamos, un gráfico de un cuaderno de anillas en el que podemos pasar las páginas pulsando sobre ellas e información adicional bajo él. También se puede arrastrar la pestañita que aparece a la derecha del cuaderno o situarnos en el número que aparece inmediatamente debajo de él, escribir en el teclado el número de registro donde queremos posicionarnos y pulsar la tecla retorno de carro (intro) a continuación. El cuadernillo, con su información adicional, indica el número de registros (fichas) cuando estamos en modo Browse y el número de peticiones de búsqueda en modo Find. Es decir, cuando estamos en modo Find podemos hacer varias peticiones de búsqueda con diferentes criterios. Más abajo se describen los menús de la parte superior de la ventana principal del programa, donde se terminará de explicar el procedimiento. La última información que aparece bajo el cuadernillo se refiere al estado de ordenación de las fichas en modo trabajo, y cuando estamos en modo búsqueda veremos una casilla que permite excluir criterios en una búsqueda y una tablilla de diferentes operadores para hacer búsquedas especiales.

Los menús en la parte superior que, debido a que el runtime que comercializa FM lamentablemente no dispone de versión en castellano, están en inglés. Aunque para las acciones más usuales estos menús no serán necesarios, sin embargo ofrecen una serie de opciones que en algunos casos pueden ser útiles. Se describen las más importantes:

- En el menú File, hay una opción <Import/Export>, que nos permitirá intercambiar datos con otras bases de datos externas. Si queremos traer datos de un archivo externo, seleccionamos la opción <Import records>, se nos abrirá un cuadro de diálogo para que localicemos el archivo en cuestión (podemos filtrar el tipo de archivo que queremos usar, seleccionando una de las opciones de la lista que se despliega en la parte de abajo del cuadro de diálogo), una vez localizado hacemos doble click sobre él y pasaremos a un cuadro de diálogo donde visualizamos los datos del archivo a la izquierda y los campos a los que se asignarán en nuestra base de datos a la derecha. La opción <Add new records>(por defecto) añade los registros a nuestro programa, la otra <Replace data in current found set>, sustituye el grupo de datos que tenemos activos por el del archivo que traemos. Se recomienda hacer una copia de seguridad antes de este proceso. En la lista de campos de nuestra base de datos se verá que algunos campos aparecen en gris, esto es porque son campos de cálculo, los campos receptores de información tienen nombres que aluden a su contenido, estando abreviados los que corresponden a la colorimetría de flor y fruto.

- En el menú Mode tenemos las opciones de cambiar el modo de trabajo, iguales a las del pié de ventana, y las de crear y eliminar registros (New record, etc.), para las cuales el programa dispone de botones específicos que resultarán más cómodos. Cuando estamos en modo Find, las opciones de añadir y eliminar registros se convierten en añadir y eliminar peticiones de búsqueda (New request, etc.), por lo que si se desean hacer búsquedas complejas, es en este menú donde tenemos la opción de realizarlas.

- Otra opción interesante es la que plantea el menú Select. <Omit> permite desactivar un registro y <Omit Multiple...> una sucesión de ellos desde el que nos encontremos (nos pedirá el número de los que queremos omitir), después seleccionando la opción <Find Omitted>, tendremos activos aquellos que hayamos omitido previamente. Esto puede facilitar por ejemplo el trabajar con un grupo puntual de plantas, reduciendo el esfuerzo de navegación entre ellas. Estas opciones, salvo la omisión múltiple, están automatizadas con botones en la pantalla Lista para mayor comodidad.

Si se desea profundizar más, cualquier manual de FM de la versión 4 servirá para ello.